In het kader van administratieve lastenverlichting is de systematiek van vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer met ingang van 1 januari 2011 vereenvoudigd. De term voor deze nieuwe, in de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB 1964) geïntroduceerde vergoedingssystematiek is werkkostenregeling, afgekort WKR. Deze aanduiding geeft aan dat het hierbij gaat om de vergoeding van kosten die een werknemer maakt voor zijn werk.

Systematiek

Alle vergoedingen en verstrekkingen horen bij het loon. Tenzij er sprake is van het vergoeden van kosten die de werknemer heeft voorgeschoten (intermediaire kosten) of kosten waarbij het zakelijke karakter ervan overheerst (gerichte vrijstellingen). Op nihil gewaardeerde verstrekkingen, bijvoorbeeld arbovoorzieningen, behoren wel tot het loon maar mogen op nihil worden gewaardeerd. Als de vergoeding of verstrekking echter tot het loon behoort, heeft de werkgever per werknemer nog de keuze om de vergoeding of verstrekking tot het normaal belaste loon van de werknemer te rekenen of als eindheffingsloon aan te wijzen.

Deze aangewezen vergoedingen en verstrekkingen vullen dan de zogenoemde vrije ruimte van maximaal 1,4 procent van het totale fiscale loon, tenzij deze gericht zijn vrijgesteld. Volgens het lenteakkoord gaat het percentage van de vrije ruimte van 1,4 naar 1,6 procent in 2013 en loopt het op naar 2,1 procent vanaf 2014. Over het bedrag dat in de vrije ruimte valt, is geen loonbelasting verschuldigd. Als de vrije ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever een eindheffing van 80 procent.

Voor toepassing van de WKR moeten alle vergoedingen en verstrekkingen, inclusief btw, bij elkaar worden opgeteld. Het gaat hierbij alleen om vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren. Hieronder vallen niet het reguliere loon, de auto van de zaak, een dienstwoning en boetes. Deze behoren tot het normale belastbare loon.

Overgangsregeling

Er is een overgangsregeling ingesteld voor het overstappen op de WKR. Als niet voor de WKR wordt gekozen maar voor de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen, geldt dat er elk jaar tot en met 2013 opnieuw kan worden gekozen. Vanaf 1 januari 2014 moet de WKR verplicht worden toegepast.

Gebruikmaking van de WKR heeft een aantal voordelen ten opzichte van gebruikmaking van de overgangsregeling. Werkgevers kunnen een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken en hoeven de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in de loonadministratie te registreren.

Bovendien hoeven werkgevers geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. De vergoedingen en verstrekkingen kunnen zonder meer in de vrije ruimte ondergebracht worden. Ten slotte hoeft niet meer getoetst te worden of een werknemer de vergoeding of verstrekking in de zakelijke sfeer dan wel privé gebruikt.

Het uiteindelijke doel van de ingevoerde WKR is dat de administratieve lasten voor werkgevers verlaagd worden. De praktijk zal moeten uitwijzen of dat daadwerkelijk het geval is.

De auteur is belastingadviseur bij Roza Belastingadviseurs bv en lid van de commissie arbeidsvoorwaardenbeleid van de RMU.