Slechts weinig mensen ontkomen aan een regelmatig terugkerend functioneringsgesprek. De burgemeester en de machinist, de kapster en de kok; allemaal komen ze aan de beurt. En alles kan langs­komen. Van haardracht, kleding en rookgedrag tot de manier waarop klanten te woord worden gestaan.

Het is dus niet zo verwonderlijk dat weinig mensen hiernaar uitkijken. Ondanks goede bedoelingen kan een functioneringsgesprek snel verzanden in een monoloog, waarbij achteraf moeilijk is te bepalen wat het rendement is geweest.

Om een eerste misverstand weg te nemen: een functioneringsgesprek is géén beoordelingsgesprek. Er is daarom ook sprake van tweerichtings­verkeer, een wederzijdse gedachtewisseling. Zowel werknemer als werkgever kan op gelijkwaardige basis punten inbrengen. Zodoende is het gesprek een uitgelezen kans om het eigen functioneren én het functioneren van de organisatie op een hoger plan te brengen.

Een goed gesprek kan zelfs inspiratie bieden, een waardevolle oppepper zijn voor werkgever én werknemer. Een warm functioneringsgesprek kan een goede stimulans zijn waarvan werknemer, leidinggevende en organisatie daadwerkelijk beter worden.

Voorbereiding

Hoe is de kans, die een functioneringsgesprek dus is, concreet te maken? Het begint met een goede voorbereiding, waarbij nagedacht moet worden over een paar concrete vragen. Over welke punten moet gesproken worden? Op welke sterke en zwakke kanten zou feedback ontvangen of gegeven moeten worden? Welke behoeften zijn er op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en welke ambities leven er? Welke ontwikkelingen zijn er binnen de organisatie en welke rol kan de werknemer daarin spelen?

Een hulpmiddel om concreet inzicht te krijgen in verbeterpunten is het hanteren van vragenlijsten. Via deze lijsten kan worden geïnventariseerd hoe leidinggevenden, en soms collega’s, tegen het functioneren van de werknemer aankijken. Door het functioneren objectief en inzichtelijk te maken, ontstaat er ook inzicht in de verbeterpunten. Dit helpt weer bij het maken van ontwikkelingsafspraken. Natuurlijk moeten ergernissen niet worden opgekropt. Werknemer en werkgever hoeven hier niet mee te wachten tot het functionerings­gesprek. Toch is het goed dat ook minder fijne zaken aandacht krijgen. Daarbij is het belangrijk om eerlijk te zijn en een kwetsbare opstelling te durven kiezen. Het bespreken van kritiekpunten kan daarbij horen. Het is eerlijker deze rechtstreeks in een functioneringsgesprek te benoemen dan bij de koffieautomaat tegenover collega’s.

Tactisch

Kritiek dient wel tactisch, in­teger en met zorgvuldig gekozen woorden te worden gebracht. Maak kritiek concreet, zodat er iets aan gedaan kan worden. Het is jammer als dit wordt nagelaten. Zodoende blijft de kans liggen om te leren van fouten.

Tot slot is het goed om afspraken over verdere ontwikkeling en afgesproken verbeterpunten vast te leggen. Zodoende houden ze hun kracht, ook bij wisselingen in het management. Een warm functionerings­gesprek is fijn, maar een goed functioneren is het doel.

De auteur is manager communicatie bij de Reformatorisch Maatschappelijke Unie.