Kantoorwerk draait voor het grootste gedeelte om het opschrijven of verwerken van gegevens. De typemachine van vroeger en nu de computer spelen daarin een centrale rol, prominent geplaatst op het bureau.

Geen wonder dat de typemachine een beetje de diva onder de kantoorartikelen was. De typemachine kent verschillende ontwerpen, waarvan de Olivetti Valentine van Ettore Sotsass wel de beroemdste is. Er zijn genoeg verzamelaars van typemachines, en er bestaan zelfs musea voor.

Wie in Google ”design” en ”typemachine” intypt, krijgt sites over de Valentine, vooral van de liefhebbers. Er zijn zelfs typemachines voor de iPad.

Probeer dat maar eens voor bijvoorbeeld de nietmachine. Dan krijg je alleen onlinewinkels. Niet dat er geen zorg besteed is aan nietmachines, maar het is toch geen echt designobject geworden. Slechts gemaakt door degelijke bedrijven zoals Leitz of Rapid of als goedkope dingetjes in het warenhuis. Wat voor nietmachines geldt, gaat ook op voor ontnieters, perforators, puntenslijpers en paperclips.

Het kantoor is een verschijnsel uit de tweede helft van de negentiende eeuw. Bedrijven werden door de industrialisatie steeds groter en hadden ook steeds meer administratief werk te doen. De eerste kantoren zagen er net zo uit als een naaiatelier. Rijen losse bureaus, de gezichten allemaal dezelfde kant op. Pas later gingen ontwerpers nadenken over ergonomie en een plezierige werksfeer.

Het besef dat de inrichting van het kantoor ook belangrijke sociale effecten heeft op de mensen die er werken, leidde tot allerlei uitvindingen voor de inrichting, zoals kantoortuinen en cubicles – kleine, met lage wandjes afgescheiden ruimtes direct naast elkaar waar één werknemer kan plaatsnemen.

Logisch dat er ook nagedacht werd over goed ontworpen kantoormeubelen. Datzelfde geldt voor de voorwerpen die nodig zijn voor de hoofdmoot van het kantoorwerk: schrijven en rekenen. Zo was niet alleen de typemachine, maar ook de rekenmachine een voorwerp dat verschillende ontwerpen en liefhebbers kende.

Maar een kantoorklerk heeft meer apparaten tot zijn beschikking. Die hebben allemaal tot doel de verwerkte gegevens te ordenen. Vooral om alle losse papieren samen te voegen en logisch op te bergen.

De nietmachine bijvoorbeeld, is een fantastisch apparaat. Nieten is een simpele handeling, maar de nietmachine is toch net iets ingewikkelder dan ze lijkt. Een ingenieuze veer zorgt ervoor dat de slede de nietjes strak tegen het ijzerwerk drukt.

Raar is verder dat de nietmachine al in 1866 werd gepatenteerd en de ontnieter pas in 1932. Zouden mensen 66 jaar lang nietjes met hun nagels uit het papier hebben gefrunnikt?

Tegenover de techniek van de nietmachine staat de eenvoud van de paperclip. Een eenvoudig draadje in drie bochten gevouwen; meer is het niet. Precies voldoende om meerdere papieren bij elkaar te houden. En vooral: niet te beschadigen, tenzij je de paperclip te lang laat zitten. Dan wil er nog wel eens een roestvlek op het papier komen.

De typemachine is allang de deur uit ten faveure van de computer. Daarmee is er ook veel papier van kantoor verdwenen. Alles wordt digitaal verwerkt en opgeslagen. Dus geen gaatjes meer perforeren in A4’tjes die vervolgens in een ordner worden opgeborgen. Geen nietje meer slaan in een stapeltje papieren en deze daarna in een doorzichtige insteekhoes schuiven. Een heel kantoor kan nu toe met één nietmachine en plakbandhouder en twee potjes met paperclips. En een perforator is er nog slechts voor de confetti.

Toch wel jammer eigenlijk. Alleen de paperclip heeft kort een digitaal leven gekregen. Niet tot ieders genoegen overigens.

Clippy, zoals de paperclip van Microsoft werd genoemd, is wel eens omschreven als de grootste design­fout in de computergeschiedenis. Clippy, officieel ”office assistent”, was dat vervelende paperclipje dat ongevraagd op het beeldscherm klopte en met ongevraagd en onnodig advies op de proppen kwam.

Voor een designfout heeft Clippy het wel lang uitgehouden, van 1997 tot 2004. Het ongevraagd verschijnen en het semilollige, maar vooral betweterige toontje wekte veel wrevel. In 2001 besloot Microsoft om Clippy niet meer standaard aan te zetten, later verdween het helemaal.

Het is erg irritant als een apparaat voor je gaat denken. Vaak denkt-ie verkeerd en dan kost corrigeren nog meer tijd dan handmatig invoeren. Een apparaat moet precies datgene doen wat de gebruiker wil dat het gaat doen. En niet iets anders.

Dat is het fijne van al die leuke mechanische kantoorspulletjes. Die kunnen maar één simpel ding en dat doen ze goed. Een nietmachine hoef je nu eenmaal nooit te resetten en ook een perforator doet steevast wat hij moet doen. Dat kun je van een computer niet altijd zeggen.