Ook ziekenhuizen ontkomen vandaag de dag niet aan bezuinigingen. De grote vraag is dan vaak: Waar kunnen we besparen en hoe realiseren we dat?

Het is daarvoor belangrijk zicht te krijgen op de diverse processen waarmee een afdeling te maken heeft, wat die kosten en hoe die efficiënter kunnen. „Ziekenhuizen kunnen hierbij wel wat hulp gebruiken”, stelt Richard Jansen, hoofd van de nieuwe afdeling Hospital Solutions van Medtronic. Het bedrijf, dat vooral bekend is van medische hulpmiddelen als pacemakers, defibrillators, stents en insulinepompen, houdt zich sinds een paar jaar ook bezig met het aanbieden van oplossingen voor een verbeterde werkwijze van ziekenhuizen.

Medtronic richt zijn eigen bedrijfsprocessen al zo’n twintig jaar in volgens de managementmethodieken Lean en Six Sigma. „We hebben die op allerlei processen toegepast. Niet alleen op de productie van onze medische hulpmiddelen, maar ook op de manier waarop we facturen betalen en hoe we klanten te woord staan.”

Ziekenhuizen kunnen baat hebben bij deze methodieken, maar zijn vaak niet bekend met zo’n industriële aanpak, stelt Jansen. Dat het de ene afdeling beter afgaat dan de andere, is hem overduidelijk; al jarenlang komt hij namens Medtronic bij tal van artsen over de vloer en krijgt zo vaak ook een kijkje in de ziekenhuiskeuken.

De eigen ervaring wil de fabrikant van medische hulpmiddelen graag delen, en gaat daarom het gesprek aan met ziekenhuismanagers over hoe de behandeling van patiënten en de werkwijze op een afdeling beter kan: veilig, efficiënt en kosteneffectief.

Als voorbeeld noemt Jansen een ziekenhuis dat tegen een capaciteitsgebrek aanliep voor het katheteriseren van hartpatiënten. Het plan was daarom om twee extra behandelkamers te bouwen. Dat zou echter een investering vergen van 2,5 miljoen euro. Ook zouden er met de uitbreiding twee extra behandelteams moeten komen.

Toen de bezettingsgraad van de bestaande katheterisatiekamers onder de loep werd genomen, bleek uitbreiding helemaal niet nodig. Tal van aspecten werden in kaart gebracht: welke behandelingen binnen de geplande tijd bleven en welke ingrepen vaak uitliepen; welke arts op of binnen de gestelde tijd klaar was en wie er nogal eens langer over deed; en hoe lang de schoonmaak duurde tussen twee behandelingen door. „Daarmee ging soms wel bijna uur verloren.”

Het bleek dat de behandelkamers voor katheterisatie gedurende een werkdag gemiddeld 50 procent van de tijd effectief werden gebruikt. Een heel gemiddelde score, weet Jansen. Maar het kan beter. „Het beste wat we in de praktijk tegenkomen is een bezettingsgraad van 80 procent.”

Met het medisch personeel van het onderzochte ziekenhuis werd vervolgens gekeken hoe de planning beter kon, zodat de behandelkamers –en de dure apparatuur– beter benut zouden worden en de ingeplande patiënten die dag ook echt aan de beurt zouden komen. Uiteindelijk konden de nieuwbouwplannen de prullenbak in.

Medtronic wil vanuit zijn expertise de processen op een ziekenhuisafdeling kritisch bezien, vertelt Jansen. „In ruil daarvoor horen wij graag wanneer een bepaalde procedure goed verloopt en hoe het team dat voor elkaar krijgt. We stimuleren dat zorginstellingen zulke kennis met elkaar delen, om zo te groeien naar een hoge standaard.” Dat is ook het streven van de gebruikte managementmethode, vertelt Jansen: „Bovengemiddelde kwaliteit, elke dag opnieuw.”

De meeste patiënten komen echter niet naar een ziekenhuis voor hoogstaande, ingewikkelde behandelingen maar voor een bezoek aan de polikliniek. Zo inventariseerden consultants en studenten onlangs voor een grote groep patiënten die een afdeling dermatologie bezochten –ook nu noemt Jansen de naam van het ziekenhuis bewust niet. Ze inventariseerden hoe lang het duurde voordat een verdacht plekje op hun huid van de patiënten was onderzocht. „De mensen bleken gemiddeld vijf uur in het ziekenhuis te zijn. Daarvan hadden ze slechts 35 minuten persoonlijk contact: met een baliemedewerker, een verpleegkundige of met de arts.”

In die tijd hadden de patiënten soms wel meer dan 4 kilometer gelopen, zo bleek aan de hand van stappentellers die ze meekregen. „Ze moesten bijvoorbeeld naar de bloedafname, werden naar elders gestuurd voor een foto, voor een biopt moesten ze weer op een andere locatie zijn.” Na het samenvoegen van de informatie van al die verschillende afdelingen kon de arts uiteindelijk zijn oordeel vellen. „Hier was duidelijk sprake van veel verspilling van tijd en het afleggen van onnodige afstand.”

Vervolgens werden de stappen die de patiënten moesten doorlopen en de bijbehorende wachttijden in kaart gebracht en boog het medisch personeel zich over de vraag hoe het proces zo kon worden ingericht dat patiënten het hele traject in maximaal twee uur zouden doorlopen. „De artsen en verpleegkundigen komen dan vaak zelf al met allerlei mogelijke oplossingen.”

Op basis van zo’n analyse wordt een actieplan opgesteld. Een valkuil is vervolgens om te hard van stapel te willen lopen, weet Jansen. „Het is belangrijk om veranderingen in kleine stappen te implementeren.”

Slimmer voorraadbeheer

Zo’n 15 tot 25 procent van het ziekenhuisbudget gaat op aan materiaalkosten: verbandmateriaal, handschoenen, infusen, spuiten, naalden, noem maar op.

Dat medische instellingen altijd voldoende in de kast willen hebben omdat ze niet het risico willen lopen met lege handen te staan, begrijpt Richard Jansen. Toch is hij ervan overtuigd dat er op dit terrein het nodige valt te besparen. „Steriele producten hebben maar een beperkte houdbaarheid. Bij te ruim inkopen, gaan die nogal eens over de datum.” Ook blijkt het bijvullen in de praktijk niet altijd op de juiste manier te gebeuren: nieuw achteraan, oud vooraan.

„Wij adviseren een verantwoord voorraadniveau. Aan de hand van het verbruik kun je goed berekenen hoeveel voorraad er nodig is. Daarbij kunnen veel producten tegenwoordig snel worden geleverd; ziekenhuizen hebben bijvoorbeeld een groot deel van de producten die ze bij Medtronic bestellen de volgende dag al binnen.”

Dit kan bovendien een hoop opslagruimte schelen. Techniek kan hierbij een handje helpen, stelt Jansen. Zo bestaan er kasten die RFID-tags op producten –een soort elektronische barcodes– op afstand uitlezen. Wanneer de voorraad onder een bepaald niveau raakt, wordt er dan automatisch een bestelling geplaatst.