Een gemiste afspraak, totaal verschillende verwachtingen van een avondje samen of een nieuw projectplan dat met opgetrokken wenkbrauwen wordt ontvangen – bij miscommunicatie ontdekken we pas achteraf dat we de ander toch niet begrepen hebben, of niet zo goed als we dachten.

Offerte

Neem nou Richard. Hij krijgt de opdracht om een offerte voor een klant te maken. Zijn leidinggevende, Rebecca, heeft met hem overlegd en hij gaat aan het werk. Het is een grote klus en Richard is er twee weken mee bezig. Af en toe wordt hem gevraagd of hij op schema zit en Richard zegt van wel. Als hij klaar is, mailt hij de offerte naar zijn chef. In de daaropvolgende lunchpauze schiet die hem even aan: „Kom je zo nog even bij me langs? Ik heb nog een paar vragen.”

Wat zal er tijdens het gesprek tussen Richard en zijn leidinggevende gebeuren? In ieder geval zal blijken of Richard en Rebecca elkaar voldoende begrepen hebben. Toen Rebecca hem opdroeg om de offerte te maken, gaf Richard aan dat hij wist wat er van hem verwacht werd.

Maar in de tussentijd heeft ze niets van hem vernomen, ze hoorde hem een keer diep zuchten toen ze langs zijn kamer liep en ze hoorde Richard een grap vertellen over de desbetreffende klant.

Boodschappen

Tussen Richard en Rebecca is een ononderbroken stroom van boodschappen heen en weer gegaan. Ook toen er ‘geen’ contact was. Denk ook aan het gezegde ”geen bericht, goed bericht”. Beiden hebben deze informatie op hun eigen, persoonlijke manier opgevat. De vraag is nu of ze daarmee dicht genoeg bij elkaar zijn gebleven of dat er een te groot verschil is ontstaan: miscommunicatie. Als dat het geval is, zullen ze de oorzaken van de miscommunicatie moeten aanpakken.

Zo kan het zijn dat de opdracht van Rebecca niet duidelijk genoeg was voor Richard. Want Rebecca werkt in een echt mannenbedrijf en daar wil ze niet te veel opvallen. Als ze een opdracht geeft, probeert ze weinig woorden te gebruiken en vooral niet autoritair over te komen.

En Richard verwacht van zichzelf dat hij alles in één keer begrijpt, hij stelt uit principe geen vragen.

Onderhuids

In het gesprek tussen Rebecca en Richard speelden meer gedachten en gevoelens mee dan ze vertelden. Doordat ze dit niet hebben benoemd, heeft dit hun boodschap vervormd zonder dat de ander daar rekening mee kon houden. Succesvolle communicatie begint bij het vinden van de juiste woorden bij gedachten en gevoelens. Dat is vaak al moeilijk genoeg. Als er dan onderhuids dingen meespelen die niet benoemd worden, maakt dat de communicatie nog ingewikkelder. Terwijl het echt de moeite waard is om duidelijk en eerlijk te zijn. Het vereenvoudigt samenwerking, is efficiënter en het maakt het mogelijk om aan een goede relatie te werken.

Geslaagde communicatie is „zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten.”

Tips

Vijf tips om dicht bij elkaar te blijven:

Wees eerlijk over wat je denkt en voelt.

Vraag regelmatig wat de ander(en) je hoort (horen) zeggen.

Vraag of je interpretatie van iemands woorden klopt.

Leg gemaakte afspraken gezamenlijk vast.

Neem de tijd om te luisteren.

De auteurs zijn redacteur bij vakbond christennetwerk|gmv. Reageren aan scribent? socialezaken@refdag.nl.