Premier Balkenende heeft Waldeck officieel gevraagd de organisatie van de uitvaart op zich te nemen. Niet meer dan logisch dat hij Waldeck daarvoor benaderde, want als grootmeester heeft deze al de dagelijkse leiding van de hofhouding. Hij kent daardoor de hofregels als geen ander en weet -letterlijk en figuurlijk- de weg binnen de paleizen, ministeries en in het leger.

Waldecks eerste belangrijke taak was aangifte doen van het overlijden van de prins in Amsterdam. Sindsdien is hij aan het regelen, organiseren en controleren.

Waldeck staat er niet alleen voor bij de voorbereidingen. Hij kan een beroep doen op de -ervaren- ceremoniemeester G. H. A. Monod de Froideville, evenals op stalmeester G. E. Wassenaar, die verantwoordelijk is voor alles op „wielen en hoeven”, oftewel voor het vervoer van hoogheden.

De drie behoeven voor de ceremonie geen draaiboeken meer klaar te maken. Die lagen er al. De leden van de hofhouding laten zich niet graag verrassen. Bovendien was al enkele jaren een koninklijke uitvaart te verwachten, gezien de toestand en de leeftijd van prins Claus, prins Bernhard en prinses Juliana. Afgezien daarvan móét een koninklijke uitvaart van tevoren doordacht zijn, omdat niemand een operatie van zo’n omvang in een paar dagen op poten kan zetten. Desalniettemin is het druk, want de grootmeester moet de draaiboeken helemaal nalopen, de laatste details invullen en alles op gang helpen.

Een belangrijk en moeilijk punt voor Waldeck is het indelen van de zitplaatsen in de Nieuwe Kerk. Daar staan in het protocol strakke regels voor. Hoe hoger de rang of positie, hoe verder naar voren, en hoe langer in dienst, hoe beter de zitplaats. Als kroonprins Charles van Groot-Brittannië komt, krijgt hij een betere plaats dan prins Filip van België, omdat die veel korter kroonprins is en omdat het Engelse koningshuis een hoger aanzien heeft. Prins Charles zal op zijn beurt de regerende koningen en koninginnen voor moeten laten gaan. Toen de Japanse keizer en keizerin in 1993 op de begrafenis van koning Boudewijn van België aanwezig waren, kregen zij de prominentste plaats onder de gasten.

Daarnaast houdt Waldeck er rekening mee dat bevriende families graag bij elkaar willen zitten. Is het bij hem bekend dat bepaalde gasten niet met elkaar overweg kunnen, dan zal hij zorgen dat ze niet naast elkaar terechtkomen.

Voor andere dan koninklijke gasten geldt eveneens een rangorde. Waldeck en zijn helpers kunnen daarom niet zomaar een plaats die over is door afwezigheid van een genodigde, opvullen met een andere gast. Een lid van lage adel mag niet in het vak van de buitenlandse vorstenhuizen terechtkomen, en een voorzitter van een uitgenodigde stichting past niet tussen kamerleden. Het blijft één grote schuifpuzzel tot de laatste uren toe.

De grootmeester en zijn assistenten zorgen ervoor dat alle genodigden instructies krijgen. Zo moeten degenen die in de kerk aanwezig zijn bij de rouwdienst weten hoe laat zij precies verwacht worden -de volgorde van binnenkomst zegt ook iets over het aanzien van de gast-, welke kleding zij geacht worden te dragen, of voor de dames een hoed verplicht is en bij wie zij zich moeten melden. Ook krijgen de genodigden informatie over de bereikbaarheid van Delft.

De grootmeester zit als een spin in het web, want zelf kan hij niet alles uitzoeken. Hij kan een beroep doen op de leden van de hofhouding waarover hij de leiding heeft. De hofhouding is onder te verdelen in het militaire huis en het civiele huis, en daarnaast bestaat er ook een zogeheten ”honoraire hofhouding” van mensen die zich in het verleden verdienstelijk hebben gemaakt voor het Koninklijk Huis.

Tot de hofhouding behoren ongeveer 55 mensen. Onder de honoraire hofhouding vallen zo’n honderd mensen. Zij doen af en toe -op afroep- dienst. Een grotere groep van 800 mensen van tuinmannen, koks, lakeien, kleedster, chauffeurs, beveiligers en medewerkers van de Rijksvoorlichtingsdienst zorgt dat alles werkelijk loopt. Zo ook deze dagen.

Om de hofhouding in een normale situatie goed te laten draaien, woont de grootmeester elke maandagmorgen het overleg bij dat de Koningin met haar staf heeft. De vorstin bespreekt dan het weekprogramma. Vrijdags heeft de grootmeester altijd overleg met de Koningin over de interne zaken van de hofhouding.

Dat mr. Pieter Willem Waldeck (1947) ooit grootmeester van Hare Majesteit de Koningin zou worden, kon hij niet weten toen hij na zijn eindexamen gymnasium Nederlands recht en volkenrecht in Leiden ging studeren. Zijn loopbaan vormde alles bij elkaar een goede voorbereiding op de functie. Na zijn dienstplicht bij de marine volgde hij de opleiding tot tolk-vertaler Russisch en gebruikte die kennis bij zijn werk voor de Marine Inlichtingendienst en later ook bij zijn loopbaan bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Een nauwe band met prins Claus en koningin Beatrix ontstond in de periode 1984-1988, toen Waldeck particulier secretaris van beiden was. Daarna keerde Waldeck terug naar het ministerie van Buitenlandse Zaken om zich vooral met Europa bezig te houden. Dat resulteerde in 1992 in de benoeming tot ambassaderaad bij de permanente vertegenwoordiging van Nederland bij de EU. Voordat hij in 2000 terugkeerde aan het hof, was Waldeck een aantal jaren woordvoerder van de ministers Van Mierlo en Van Aartsen. Zijn vuurdoop kreeg Waldeck bij de huwelijken van de prinsen Constantijn en Willem-Alexander.