Dat staat in het maandag gepresenteerde rapport ”Burgerbrieven gemeenten. Hebt u even?” van ombudsman dr. A. F. M. Brenninkmeijer.Burgers kunnen bij hun gemeente terecht als ze een rolstoel of scootmobiel willen aanvragen. De plaatselijke overheid is ook het aangewezen adres voor het aanvragen van een huisnummer voor een nieuwbouwhuis of voor een verblijfsvergunning. Brenninkmeijer heeft onder meer onderzocht hoe snel gemeenten in 2005 reageerden op aanvragen van burgers.

De Nationale ombudsman stuurde daartoe zelf een brief naar bijna 300 gemeenten. Van 124 plaatsen kreeg hij geen reactie, ook niet nadat hij een herinneringsbrief had gestuurd. Brenninkmeijer vindt dat „zeer zorgwekkend.” In zijn rapport schrijft hij: „Het kan zijn dat gemeenten burgers veel beter behandelen dan de Nationale ombudsman, maar de conclusie lijkt gerechtvaardigd dat een aantal gemeenten een te positief beeld heeft geschetst van de eigen uitvoeringspraktijk.”

Over de afhandeling van aanvragen van burgers door gemeenten is de ombudsman niet positief. Gemeenten slagen er lang niet altijd in om de aanvragen tijdig af te doen. Dat geldt trouwens ook voor bezwaarschriften. Veel gemeenten hanteren een termijn van acht weken voordat ze een beslissing nemen over de aanvraag. Dat kan in veel gevallen sneller, meent Brenninkmeijer.

Bovendien laten veel gemeenten niets van zich horen als ze langer dan de wettelijke termijn nodig hebben om te reageren op een aanvraag of bezwaarschrift. Burgers verkeren daardoor lang in onzekerheid. Die trage handelwijze van gemeenten is een bron van veel klachten.

Brenninkmeijer doet in zijn rapport een aantal aanbevelingen om de gebrekkige communicatie tussen gemeenten en burgers te verbeteren. Allereerst stelt hij vast dat bestuurders en gemeenteambtenaren burgers serieus moeten nemen en dat ze geschoold moeten worden om brieven op een adequate manier te beantwoorden.

Daarnaast is er met automatisering veel vooruitgang te boeken. Met een goed computersysteem kunnen brieven van burgers beter worden geregistreerd, waardoor ambtenaren steeds kunnen zien hoe het er met de behandeling van de brief voorstaat. Gemeenten zouden er ook goed aan doen eens bij andere gemeenten te kijken hoe die post van burgers behandelen en op dit punt met elkaar samen te werken binnen het verband van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.