NIEUW SYSTEEM - De kerkorde van de PKN stelt andere eisen aan de registratie van de leden dan de kerkorden van de Nederlandse Hervormde Kerk, de Gereformeerde Kerken in Nederland en de Evangelisch Lutherse Kerk. In het nieuwe ledenadministratiesysteem moet de plaatselijke gemeente centraal staan. De PKN kent vier soorten gemeenten: protestantse gemeenten, hervormde gemeenten, gereformeerde kerken en lutherse gemeenten. Alle gegevens moeten landelijk geregistreerd worden. Aanpassing van het oude systeem zou meer kosten dan de ontwikkeling van een heel nieuw systeem. Bovendien moet het systeem klaar zijn voor toekomstige ontwikkelingen.(is0(BESLUIT - Tot de invoering van een nieuw systeem voor landelijke ledenregistratie is op 9 april besloten door de kleine synode van de Protestantse Kerk.

OPZET - Er is gekozen voor een centraal systeem dat door de gebruikers via internet te benaderen is. Dat wil zeggen dat de plaatselijke gemeenten hun eigen bestanden beheren. De informatie is echter niet meer op de eigen computer opgeslagen, maar op een centrale computer. Het nieuwe systeem is ook een integraal systeem. Dat betekent dat het niet alleen gebruikt kan worden voor de ledenadministratie, maar ook voor de registratie van de financiële bijdragen van gemeenteleden. Bovendien kunnen predikanten en ouderlingen pastorale gegevens in het systeem invoeren. Elke gemeente bepaalt zelf wie er toegang heeft tot welke onderdelen van het systeem.

VOORDELEN - De informatie in het systeem is altijd actueel. Gegevens kunnen via internet worden ingevoerd en zijn direct geactualiseerd. Omdat het computersysteem centraal beheerd wordt, hebben plaatselijke gemeenten geen zorg meer voor de programmatuur, beveiliging of voor het maken van reservekopieën. Omdat ledenadministrateurs geen computerprogramma’s meer hoeven aan te schaffen, is het nieuwe systeem ook goedkoper.

KOSTEN - Het systeem wordt gratis ter beschikking gesteld aan de gemeenten. Dit is inclusief een aantal licenties voor het gebruik van de verschillende onderdelen van het systeem. Extra gebruikerslicenties zijn tegen betaling te verkrijgen. De kosten daarvan zijn nog niet bekend. Voor het onderhoud van het systeem wordt gemeenten een „bescheiden bedrag” per jaar in rekening gebracht. Het systeem werkt via internet. Dat zou extra kosten met zich kunnen meebrengen. Daarom onderzoekt de Protestantse Kerk de mogelijkheid van het afsluiten van een collectief contract om gemeenten zo goedkopere internetverbindingen ter beschikking te kunnen stellen.

DEELNAME - Iedere gemeente in de Protestantse Kerk is verplicht de ledenregistratie te voeren op de manier zoals die in de kerkorde is beschreven. Alle gegevens moeten dus in het nieuwe systeem worden opgenomen. Als een gemeente besluit niet met het systeem te werken, kan zij de verwerking van de gegevens uitbesteden.

BEVEILIGING - Er is een veiligheidsrapport opgesteld waaruit, volgens de PKN, blijkt dat het nieuwe systeem veilig is. Binnen het systeem is precies vastgelegd welke gebruikers toegang hebben tot welke informatie. Deze bevoegdheden worden bepaald door de kerkenraden. Toegang tot het systeem is alleen mogelijk door middel van het invoeren van een combinatie van verschillende veiligheidscodes.

TOEGANG - Het nieuwe ledenadministratiesysteem is een landelijk systeem. Gegevens kunnen echter slechts door de eigen gemeente worden ingezien en gewijzigd. De bovenplaatselijke kerkelijke organisatie kan de gegevens wel gebruiken om algemene statistische informatie te verzamelen.

TIJDPAD - De invoering van het systeem start in de eerste helft van 2006. De invoering verloopt in fases en moet in de loop van 2007 zijn afgerond. Dit betekent dat het aantal aangesloten gemeenten geleidelijk wordt uitgebreid. Gemeenten die worden aangesloten krijgen een training en documentatie.

INFORMATIE - Met ingang van deze week worden verspreid over het land informatiebijeenkomsten gehouden. Alle kerkenraden in de Protestantse Kerk hebben een uitnodiging ontvangen voor een van deze informatiebijeenkomsten.