Een hiervoor in het leven geroepen werkgroep heeft een plan ontwikkeld, zo blijkt uit een vrijdag verstuurde brief van staatssecretaris Van der Laan van Cultuur en minister Pechtold van Bestuurlijke Vernieuwing aan de Tweede Kamer.

De bewindspersonen hopen hiermee niet alleen een eind te maken aan de hoge kosten van opslag en bewerking op de afzonderlijke ministeries. Ze merken ook op dat de archieven op dit moment niet goed toegankelijk zijn. Door de documenten onder te brengen bij het Nationaal Archief zal het ook makkelijker zijn om verantwoording af te leggen over het handelen van de overheid in het verleden.

Overigens overtreedt de Rijksoverheid ook met deze inhaalslag de wet. Volgens de Archiefwet van 1995 moeten de documenten van voor 1975 op 1 januari 2006 zijn overgedragen aan het Nationaal Archief. Volgens Van der Laan is de achterstand mede ontstaan door een gecompliceerde selectiemethode en slechte aansturing van de departementale archieven. De nationale archiefinspectie heeft haar hier in het verleden al voor op de vingers getikt.

Een nieuwe aanpak moet daar verandering in aanbrengen. Van der Laan heeft hiervoor 1,55 miljoen euro in 2005 en jaarlijks 2,1 miljoen euro vanaf 2006 uitgetrokken. Daarnaast moeten de ministeries zelf ook in totaal 39 miljoen euro voor 3,5 jaar bij elkaar sprokkelen.

De aanbevelingen van de inspectie om ook de digitale archieven en de archieven van de zelfstandige bestuursorganen (zbo’s) op orde te brengen, worden niet door Van der Laan overgenomen. De zbo’s zijn daar zelf verantwoordelijk voor, stelt de staatssecretaris. Maar de projectgroep zal wel kijken hoe groot de achterstanden van deze organisaties zijn en bepalen of ze ook baat kunnen hebben van de nieuwe aanpak.

Verder belooft Van der Laan om volgend jaar een plan te maken voor de manier waarop in de toekomst achterstanden kunnen worden voorkomen en hoe moet worden omgegaan met digitale documenten.