Uitwisselen van informatie kost werknemer te veel tijd
Bijna de helft van de Nederlanders die op het werk informatie uitwisselen, denkt dat dit productiever kan. Op dit moment gaat bijna de halve werkweek van deze informatiewerkers verloren aan het ontvangen, lezen en verstrekken van bedrijfsgerelateerde informatie. Onder ambtenaren is dit zelfs 56 procent van de werkweek.
Dat bleek dinsdag bij de presentatie van een onderzoek wat TNS NIPO heeft uitgevoerd in opdracht van softwaregigant Microsoft. Het onderzoeksbureau vroeg zo’n 1000 werknemers uit verschillende economische sectoren hoe zij omgaan met informatie op de werkplek.
De ondervraagden gaven aan dat vooral bij de verstrekking van informatie productiviteitswinst te behalen valt. Verdere automatisering of de koppeling van informatiesystemen kan volgens de informatiewerkers aanzienlijke productiviteitswinsten opleveren.
Van werknemers die aangeven dat er nog productiviteitsverbetering te realiseren valt, geeft driekwart aan dat hun bedrijf al aandacht besteedt aan productiviteitstoename. Dit zou volgens B. Hoogendoorn van TNS NIPO kunnen betekenen dat „er binnen bedrijven wel gepraat wordt over het bevorderen van productiviteit, maar dat er te weinig concrete maatregelen worden genomen.”
Persoonlijk contact blijkt voor veel informatiewerkers onmisbaar. Het gemis hieraan is volgens de ondervraagden de belangrijkste reden waarom thuiswerken, wat voor een toenemend aantal informatiewerkers tot de mogelijkheden behoort, dikwijls problemen geeft. Ook de beperkte toegankelijkheid van documenten wordt in dit verband genoemd. De helft van de ondervraagden die wel eens thuiswerkt, geeft aan dit minder dan 21 dagen per jaar te doen.
Op dit moment is voor 71 procent van de informatiewerkers persoonlijk of telefonisch contact de belangrijkste informatiebron, maar e-mail neemt als informatiemedium een steeds grotere plaats in. Gemiddeld ontvangt de Nederlandse informatiewerker twintig e-mails per dag, waarvan er zestien zakelijk zijn en vier privé. De helft van de ondervraagden ervaart het gebruik van e-mail als een verlichting van de werkzaamheden. Een kleine minderheid (5 procent) ziet het als een last.
Van de ontvangen e-mails beoordelen de informatiewerkers er tweederde als nuttig. Dit is een stijging van ruim 15 procent vergeleken met de uitkomst van een nagenoeg gelijk onderzoek uit 2003. Verbeterde spam-filtering, waarmee ongewenste e-mail buiten de deur kan worden gehouden, zou dit verschil volgens TNS NIPO kunnen verklaren. Toch geeft 36 procent van de ondervraagden aan nog dagelijks geconfronteerd te worden met ongewenste e-mail.
