De inspectie maakt zich grote zorgen over de informatie die terecht komt op persoonlijke computerschijven, e-mailboxen en databases van ambtenaren en niet meer in papieren dossiers. Zij vindt dat zonder goed beheer van deze informatie geen enkele overheidsorganisatie nog slagvaardig kan optreden.

De Rijksarchiefinspectie heeft de afgelopen jaren onderzocht hoe de digitale informatie bij de landelijke overheid wordt beheerd. Uit het onderzoek blijkt dat de onderzochte overheidsinstanties vaak geen goed overzicht hebben van de plaatsen waar zij de digitale informatie beheren. Veel van de opgeslagen informatie komt zelden in de daarvoor bestemde archieven terecht.

De inspectie beseft dat voor het digitale tijdperk ook papieren documenten vaak in bureauladen van ambtenaren werden teruggevonden en niet in het archief. „Maar in de digitale situatie is dit probleem vele malen complexer, want digitale bestanden moeten actief worden onderhouden om leesbaar te blijven. Gebeurt dit niet dan raken documenten voortijdig verloren door bewuste of onbewuste schoonmaakacties”, aldus de inspectie. Daarnaast bestaat het gevaar dat documenten onbedoeld op straat komen te liggen of langer worden bewaard dan is toegestaan volgens de archiefwetgeving.

De Rijksarchiefinspectie vindt dat snel afspraken over het digitaal beheer bij overheidsinstanties moeten worden gemaakt. De inspectie erkent dat een aantal ministeries de goede weg zijn ingeslagen met informatiebeheer, maar maakt wel een kanttekening dat dit op dezelfde manier moet gebeuren.