Mbo’s samen sterk bij inkoop van energie

De liberalisering van de energiemarkt in 1998 heeft het er voor bedrijven, instellingen en particulieren niet gemakkelijker op gemaakt. Stond het voorheen vast wie de energieleverancier was in een bepaalde regio, tegenwoordig kan iedereen zijn eigen gas- en elektriciteitsleverancier kiezen.

Dat is niet altijd even eenvoudig. De bedragen per kubieke meter gas en kilowattuur aan elektriciteit verschillen marginaal. Het gaat meestal om tienden van centen, terwijl ook de leveringsvoorwaarden van leverancier tot leverancier op details verschillen. Dat maakt meedoen op de energiemarkt tot een lastige klus.

Toch kan er veel geld worden bespaard op energie-uitgaven, maar dat vraagt om een slimme aanpak. Zeker grote organisaties zijn daarbij gebaat. Elk jaar kan dat duizenden euro’s schelen op de eindafrekening voor gas en elektriciteit.

Collectief

Om die reden staken in eerste instantie veertig Nederlandse mbo-scholen, zowel regionale opleidingscentra (roc’s) als agrarischeopleidingscentra (aoc’s), de koppen bij elkaar. De koepelorganisatie MBO Raad legde in 2008 het gezamenlijk inkopen van energie op het bordje een landelijke werkgroep inkoop.

Sommige scholen waren aanvankelijk nogal huiverig om deel te nemen aan het collectief. „Begrijpelijk”, vindt Marjon Rietveld, inkoper van ROC Midden-Nederland. „Als collectief koop je energie van tevoren in, terwijl achteraf kan blijken dat de markt uiteindelijk goedkoper was. Dat kan frustraties geven.”

Het succes van de collectieve energie-inkoop bleef echter niet onopgemerkt. Scholen die voorheen zelf hun gas inkochten, besloten mee te doen aan de nieuwe aanbestedingsronde en de inkoop van energie voor de periode 2013-2016.

Voortvarend ging de werkgroep in september 2010 aan de slag om de gezamenlijke inkoop handen en voeten te geven. „Onze eerste klus was het vinden van een intermediair, een bedrijf met kennis van de energiemarkt. Die zou ook de inkoop van de energie voor ons collectief voor zijn rekening kunnen nemen”, vertelt Kees van Vulpen, algemeen facilitair manager van het Hoornbeeck College. Na een aanbestedingsronde viel de keuze op energieadviesbureau Hellemans Consultancy uit Den Dolder.

Rendabel

Vervolgens werden alle 68 mbo’s uitgenodigd om mee te doen. Van Vulpen: „Het was ons streven om minimaal 43 scholen bij elkaar te krijgen om een gezamenlijke inkoop van energie rendabel te kunnen maken”, vervolgt de facilitair manager van het Hoornbeeck College. „Het werden er ten slotte 55. Om een indruk te geven: samen zijn ze goed voor bijna 400.000 studenten.”

Uit een inventarisatie volgde dat de scholen tot eind 2015 gezamenlijk behoefte hadden aan 71,2 miljoen kubieke meter aardgas en 586 gigawatt aan elektrische energie – 13.000 huishoudens gebruiken in die tijd ongeveer hetzelfde.

Deze omvang maakte een Europese aanbesteding noodzakelijk, legt Rietveld uit. „Aan de energieleveranciers die meedongen naar het contract vroegen we ook in hoeverre ze instemden met de voorwaarden die wij stelden. Hoe meer hun aanbod daarmee overeenkwam, hoe hoger ze scoorden op onze lijst en hoe meer kans ze maakten op het contract.”

De finale klap kwam tijdens de veiling van energiediensten in december 2011. „Hoewel de leveringsvoorwaarden van Essent bij lange na de gunstigste niet waren, haalde deze aanbieder de opdracht binnen. De geboden prijs was zo aantrekkelijk dat deze als economisch voordeligste aanbieder uit de bus kwam”, vertelt Rietveld.

Uit het contract blijkt dat Essent toelegt op het tarief voor nachtstroom. „Daar verdienen ze dus niets aan. Essent wilde ons kennelijk per se hebben. Massa is kassa, moeten ze daar gedacht hebben”, aldus Rietveld. „Hun aanbod scheelt op het totaalverbruik bijna 350.000 euro met de duurste aanbieder. En dat geld kan nu ten goede komen aan het onderwijs.”

Lastenverlichting

Het bedrag dat het mob-collectief uiteindelijk betaalt voor elke geleverde kuub gas en elke kilowattuur aan elektriciteit hangt af van de prijs waarvoor de energie ingekocht kan worden op de groothandelsmarkt – de zogeheten Endex. Omdat die prijs nogal fluctueert, is het van belang dat het collectief de energie op het juiste moment inkoopt.

„Dat is het werk van onze intermediair Hellemans Consultancy”, legt Van Vulpen uit. „Ziet het bedrijf bijvoorbeeld dat de energieprijzen structureel stijgen, dan adviseert het ons om te kopen voor de prijs die op dat moment geldt.”

Het mbo-collectief heeft bepaald dat de inkoop doorgaat als behalve de voorzitter van de werkgroep (Erik van Dijk van het Koning Willem I College) ook twee andere werkgroepleden ermee instemmen. Een van hen is Rietveld. „Na het advies van Hellemans hebben we een uur om onze beslissing door te geven, waarna de intermediair al dan niet overgaat tot de aankoop van de energie. Zo hebben we nu al 50 procent aangeschaft van de elektriciteit die in 2013, 2014 en 2015 nodig is.”

Hoeveel blijft er bij Hellemans Consultancy aan de strijkstok hangen? „Helemaal niets”, reageert Van Vulpen. „Alle deelnemende scholen betalen jaarlijks een vast bedrag aan onze intermediair. Hij krijgt dus ook geen bonus als hij extra voordelig voor ons weet in te kopen.”

Niet alleen financieel kan de gezamenlijke inkoop van energie gunstig zijn, ook administratief pakt het voordelig uit, aldus Rietveld. „Het mes snijdt aan meer kanten. De 55 scholen hoeven nu niet elk een ingewikkeld traject te volgen, terwijl ook de energieleverancier kan volstaan met één aanbestedingstraject. Het is een enorme lastenverlichting voor beide partijen.”

Kijkje in de keuken

„De elektriciteitsprijzen voor de lange termijn zijn in geen jaren zo laag geweest.” Chris Guth, analist bij Hellemans Consultancy uit Den Dolder, wijst naar zijn beeldscherm. „Persbureau Reuters verwacht dat ze in de toekomst nog verder zullen dalen door de economische crisis.” Uit grafieken die hij op zijn scherm tevoorschijn roept, blijkt dat andere experts tot gelijkluidende analyses komen.

Die gegevens zijn belangrijk voor Guth, die als contactpersoon met de werkgroep energiecollectief van 55 mbo-scholen, voor hen nu al energie inkoopt voor 2013 tot en met 2015 en mogelijk 2016. „Als de prijs gunstig is, bel ik de werkgroep op”, legt Guth uit. „Ik houd de geselecteerde prijs een uur vast. Besluit de werkgroep tot aankoop, dan koop ik in voor de afgesproken prijs.”

Is het nu een goed moment om in te kopen voor 2015 of 2016? „Dat hangt af van de inkoopstrategie die we hebben afgesproken met MBO Raad”, reageert directeur Jürgen van den Elshout.

Hij gaat er eens goed voor zitten en steekt van wal. „Op de energiemarkt is sprake van een dagmarkt en een termijnmarkt. Op de dagmarkt kopen bedrijven vandaag energie in voor morgen; op de termijnmarkt doen ze dat voor maanden of jaren vooruit. De fluctuaties op de dagmarkt kunnen echter enorm zijn. De oorzaak? Er vliegen vliegtuigen in de Twin Towers, er dreigt oorlog met Iran of de economische crisis baart zorgen. Op het Damrak zou alle aandelenhandel met zulke schommelingen allang zijn stilgelegd.”

Voor de MBO Raad is vooral de termijnmarkt interessant. „Roc’s en aoc’s willen zo veel mogelijk risico’s mijden. Wij analyseren daarvoor de langjarige trends in de energieprijzen: dalen of stijgen ze?” legt de directeur uit.

„Bovendien weten we dat scholen hun budget niet mogen overschrijden. Vandaar dat we een plafondprijs hebben afgesproken. Loopt de marktprijs richting het afgesproken plafond, dan wordt het restant voor het volgende jaar volledig ingekocht. Zo wordt voorkomen dat er budgetoverschrijding plaatsvindt.”

Van den Elshout loopt naar een flip-over en tekent een grafiek. „Op basis van historische energieprijzen vanaf 1998 hebben we een waarschijnlijkheidscurve opgesteld. Zo weten we bijvoorbeeld dat de prijs 95 procent van de tijd niet boven een bepaalde maximumwaarde uitkomt, en 5 procent van de tijd niet onder een bepaald minimum. Daartussen ergens zit onze speelruimte.” Met een stift trekt hij een boven- en een ondergrens.

„Door de crisis reageert de energiemarkt nu anders dan voorheen; de elektriciteitsprijs is onder de laagste waarde sinds 1998 heengeschoten”, gaat de directeur verder. Dus nu kopen? „Nee, nog niet. Onze stelregel is: nooit kopen in een dalende markt, alleen in een stijgende. Als de klant dat echter wel wil, mag dat uiteraard. Maar wij adviseren dat niet.”

Van den Elshout begrijpt ook wel dat niemand kan voorspellen wat de laagste prijs zal worden. „Maar door het spreiden van inkoopmomenten en het vasthouden aan de gekozen inkoopstrategie voorkomen we dat de klant de hoogste prijs betaalt.”

Mbo’s samen sterk bij inkoop van energie

Economie

RD.nl in uw mailbox?